14 suggerimenti per organizzare la tua casella di posta Gmail

Gestire le tue e-mail sembra una di quelle attività che pianifichi sempre di svolgere quando hai tempo, ma che in realtà non viene mai completata. Sempre più e-mail continuano a inondare la tua casella di posta, rendendo difficile e dispendioso in termini di tempo trovare ciò che stai cercando. In effetti, potresti dedicare più tempo alla ricerca delle e-mail giuste che a leggerle.

Questo è vero anche se ti affidi a Gmail, che dispone di diverse funzionalità interessanti, come etichette e filtri, per semplificare la gestione della posta elettronica. Tuttavia, siamo qui per dirti che organizzare la tua casella di posta Gmail è molto più semplice di quanto pensi e offre numerosi vantaggi, come una migliore gestione del tempo, maggiore produttività e migliore comunicazione.

E questi vantaggi possono a loro volta contribuire ad alleviare lo stress causato da una casella di posta sovraccarica. Segui semplicemente i suggerimenti che abbiamo condiviso in questo post e presto avrai una casella di posta Gmail più pulita e più facile da usare, oltre alla massima tranquillità.

Assicurati che le email pertinenti vengano visualizzate in alto

Una casella di posta piena di e-mail può essere difficile da navigare e può rendere piuttosto impegnativa la ricerca delle informazioni necessarie. Per evitare ciò, assicurati che le tue email pertinenti appaiano in alto. Puoi farlo utilizzando le funzionalità integrate in Gmail.

Per impostazione predefinita, Gmail offre cinque opzioni per organizzare le tue email: prima le cose importanti, prima quelle da leggere, prima le speciali, posta prioritaria e più caselle di posta. Per modificare le email da visualizzare per prime, segui questi passaggi.

Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra della posta in arrivo di Gmail, quindi sul pulsante “Visualizza tutte le impostazioni”.

Quando si apre la pagina principale delle Impostazioni, passa alla scheda “Posta in arrivo”. Quindi, seleziona la tua casella di posta preferita dall’opzione “Tipo di casella di posta”.

Seleziona l’opzione “Prima le cose importanti” per consentire a Gmail di mostrarti i messaggi email che ritiene più importanti. In alternativa, puoi scegliere di visualizzare prima i messaggi non letti o contrassegnati come speciali. Puoi anche impostarlo su Posta prioritaria, che consente a Gmail di sapere con quali email interagisci più frequentemente in modo da poterle visualizzare in alto.

Personalizza la visualizzazione della tua casella di posta

Con Gmail puoi personalizzare la tua casella di posta in vari modi. Ad esempio, puoi scegliere la modalità di visualizzazione dei messaggi e-mail.

Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio per aprire il pannello Impostazioni.
Scegli tra le visualizzazioni Predefinita, Comoda e Compatta. L’opzione Predefinita mostra il nome del mittente e il tipo di allegato sotto l’oggetto. Con questa visualizzazione puoi aprire gli allegati direttamente dalla tua casella di posta.

L’opzione Comoda ti consente di sapere che gli allegati sono presenti con l’aiuto dell’icona di una graffetta ma non ti consente di aprire direttamente gli allegati. Infine, l’opzione Compatta ti consente di visualizzare più messaggi di posta elettronica sullo schermo.

Utilizza il pulsante Spam

Con l’aiuto dell’intelligenza artificiale, Gmail determina automaticamente quali email sono indesiderate e spam, impedendo loro di entrare nella tua casella di posta. Detto questo, a volte i messaggi di spam possono comunque arrivare e raggiungere la tua casella di posta, creando confusione e distraendoti dal trovare le informazioni di cui hai bisogno.

Ciò può accadere quando Gmail non riesce a riconoscere tali email come spam. La soluzione in questo caso è contrassegnare tali e-mail come spam utilizzando l’apposito pulsante.

Fare clic sulla casella di controllo accanto all’e-mail che si desidera contrassegnare come spam per selezionare il messaggio.

Questo ti mostrerà alcuni pulsanti in alto. Fare clic sul pulsante che appare come un punto esclamativo all’interno di un cerchio per contrassegnare l’e-mail come spam.

Ora Gmail invierà automaticamente tutte le email simili dal mittente alla cartella spam, aiutandoti a mantenere pulita la tua casella di posta. In alternativa, se ritieni utile un’email ma è stata contrassegnata come spam da Gmail, puoi anche informarla che non è spam.

Utilizzare i filtri

Avere molte e-mail significa che non sarà possibile ordinarle tutte manualmente e decidere quali sono utili. Fortunatamente, con i filtri, non è necessario. Puoi semplicemente far sapere a Gmail quali email desideri in una categoria specifica creando filtri per loro.

Per creare un filtro, vai nelle impostazioni di Gmail e fai clic sulla scheda “Filtri e indirizzi bloccati”.

Successivamente, fai clic su “Crea un nuovo filtro”.

Gmail ti consentirà di scegliere cosa farà quel filtro. Puoi scegliere email provenienti da persone specifiche o contenenti parole specifiche, dimensione dell’email e anche se hanno allegati. Può inviare direttamente e-mail agli archivi senza entrare nella casella di posta o contrassegnare automaticamente le e-mail come lette.

Puoi creare diversi filtri per le tue e-mail per garantire che solo le e-mail pertinenti finiscano nella tua casella di posta, rendendo più semplice visualizzarle quando ne hai bisogno senza perdere tempo.

Sbarazzarsi delle schede inutilizzate

Per impostazione predefinita, Gmail offre cinque schede in cui classifica le tue email. Questi includono le schede principali, social, forum, aggiornamenti e promozioni. Gmail inserisce automaticamente email diverse in schede adatte, contribuendo a ridurre il disordine causato da newsletter, email promozionali e altro.

Tuttavia, non tutti hanno bisogno di tutte e cinque le schede, nel qual caso le schede extra potrebbero solo aggiungere confusione. In tali situazioni, puoi disattivare le schede che non utilizzi accedendo alle impostazioni di Gmail.

Nella pagina Impostazioni, fai clic sulla scheda “Etichette” e scorri verso il basso fino alla sezione “Categorie”.
Qui puoi scegliere di mostrare o nascondere le schede delle categorie secondo le tue esigenze facendo clic sui rispettivi pulsanti.

Avere meno schede renderà anche più semplice controllare le tue email più frequentemente, così potrai eliminare quelle che non ti servono.

Archivia email

Hai due opzioni quando si tratta di rimuovere le email con cui non interagisci più. Il primo è eliminarli, spostandoli nella cartella “Cestino” da dove verranno rimossi definitivamente dopo 30 giorni. La seconda opzione è archiviarli, spostandoli nella cartella “Archivio”.

Archiviare le email significa che vengono rimosse dalla tua casella di posta ma non eliminate. Puoi comunque cercarli se ne hai bisogno e li troverai nella scheda “Tutti i messaggi”. L’archiviazione ti aiuta a archiviare le email che potresti non utilizzare al momento, senza consentire loro di creare disordine nella tua casella di posta.

Per archiviare un’e-mail, passa semplicemente sopra il mouse e vedrai il pulsante di archiviazione alla sua destra. Fare clic su di esso per archiviarlo.

In alternativa, fai clic sui tre punti in alto a destra e otterrai varie opzioni che ti permetteranno di organizzare le tue email.

Fai clic su “Archivia tutti gli elementi visibili” per archiviare tutti i messaggi email nella tua casella di posta Gmail.

Puoi anche selezionare le email di mittenti specifici e archiviarle in blocco, liberando rapidamente spazio nella tua casella di posta.

Abilita le notifiche sul desktop

Vuoi tenere traccia delle e-mail man mano che arrivano in modo da poter intraprendere immediatamente l’azione richiesta? In tal caso, valuta la possibilità di attivare le notifiche desktop di Gmail. Questa funzionalità ti consente di sapere ogni volta che arriva un’e-mail nella tua casella di posta, consentendoti di gestire le e-mail in tempo reale.

Per abilitare le notifiche desktop, apri la pagina delle impostazioni di Gmail e scorri verso il basso fino all’opzione “Notifiche desktop” nella scheda “Generale”.

Qui puoi scegliere di attivare le notifiche per tutte le email o solo per quelle importanti. Da qui puoi anche personalizzare i suoni delle notifiche via email. Una volta terminato, scorri verso il basso e salva le modifiche.

Per sfruttare appieno le notifiche desktop di Gmail, dovrai attivare anche le notifiche del browser, se sono disattivate. Una volta abilitato, puoi leggere, eliminare, archiviare o rispondere alle e-mail non appena arrivano nella tua casella di posta.

Disattiva l’audio delle conversazioni e-mail

Potresti trovarti spesso coinvolto in conversazioni via email che non necessariamente ti coinvolgono o che non ritieni molto importanti in questo momento. Anche se puoi sempre andartene, un’altra opzione è disattivare l’audio del thread di conversazione, impedendo che gli aggiornamenti vengano visualizzati costantemente e ti distraggano.

Disattivare l’audio delle conversazioni impedirà la visualizzazione di nuovi messaggi, che però ti arriveranno comunque. Li potete trovare negli archivi. Ciò significa che, se lo desideri, puoi sempre controllarli in un secondo momento o cercare un’e-mail specifica quando necessario.

Per disattivare un thread di conversazione, fai clic sulla casella di controllo a sinistra del thread di posta elettronica che desideri disattivare per selezionarlo, quindi fai clic sui tre punti in alto.

Il menu a tendina che apparirà conterrà l’opzione mute; fare clic su di esso per disattivare l’audio della conversazione.

Eventuali nuovi messaggi nella conversazione non verranno visualizzati nella tua casella di posta e verranno invece inviati direttamente agli archivi. Puoi individuare facilmente i messaggi disattivati digitando is:mutednella barra di ricerca.

E-mail importanti da stella

Gmail fa un ottimo lavoro nel determinare quali email potrebbero essere importanti per te e nell’aggiungere un “indicatore di importanza” giallo accanto ad esse. Tuttavia, ci sono ancora momenti in cui potrebbe non essere in grado di farlo correttamente. Fortunatamente, puoi ancora far sapere quali email sono importanti contrassegnandole come speciali.

Mentre Gmail aggiunge indicatori di importanza a interi thread di posta elettronica, puoi aggiungere stelle alle singole email in un thread. Ciò ti aiuterà a cercare email specifiche più rapidamente e con il minimo sforzo.

Per aggiungere una stella, fai semplicemente clic sull’icona a forma di stella accanto a un’e-mail nella tua casella di posta Gmail.

Una volta terminato un thread di posta elettronica, puoi rimuovere la stella facendo nuovamente clic sull’icona della stella.

Man mano che continui ad aggiungere e rimuovere le Stelle, Gmail migliorerà nel rilevare quali messaggi sono importanti per te. Puoi accedere a tutte le tue email speciali dall’opzione “Speciali” nel pannello di sinistra della tua casella di posta.

Utilizza le etichette per organizzare le tue email

Gmail utilizza le etichette per separare le email in diverse categorie, come Posta in arrivo, Cestino e Bozze. Ti consente anche di creare le tue etichette e puoi persino aggiungere più di un’etichetta a un messaggio di posta elettronica. Le etichette funzionano come tag, facilitando la ricerca del messaggio giusto e puoi anche nidificare etichette come sottocartelle.

Un’etichetta può contenere 225 caratteri e può essere codificata a colori per una migliore visibilità. E puoi configurare Gmail in modo che aggiunga automaticamente le etichette alle email quando arrivano.

Per creare un’etichetta, scorri verso il basso sul lato sinistro della posta in arrivo di Gmail fino ad arrivare alla sezione “Etichette”. Fare clic sull’icona “+” per creare una nuova etichetta.

Nella casella visualizzata, puoi scegliere il nome dell’etichetta e se desideri nidificarla sotto le etichette esistenti. Fare clic sul pulsante “Crea” per creare l’etichetta.

L’uso delle etichette può semplificare le cose quando si tratta di organizzare la posta in arrivo di Gmail, ma dovrebbero essere utilizzate in modo strategico. Sebbene sia possibile creare numerose etichette, troppe etichette comporteranno lo stesso problema, quindi il giusto equilibrio è fondamentale. In alternativa, puoi fare affidamento su applicazioni di terze parti che ti aiutano ad aggiungere etichette come schede per un facile accesso.

Prova più caselle di posta

Gmail ha una funzione chiamata Caselle di posta multiple, che ti consente di gestire più account Gmail tramite una casella di posta unificata. Poiché non esiste alcun limite al numero di account Gmail che puoi creare, puoi avere account separati per casa e lavoro e gestirli con più caselle di posta.

Per abilitare più caselle di posta, apri Gmail e fai clic sull’icona a forma di ingranaggio per accedere alle impostazioni.
Scorri verso il basso fino alla sezione “Tipo di posta in arrivo” e fai clic sull’opzione “Posta in arrivo multipla”. Abilitando questa opzione potrai creare più riquadri per diverse categorie di posta elettronica, come argomento, tipo, mittente, ecc.

Puoi anche scegliere email specifiche da visualizzare in una casella di posta diversa e configurare ciascuna sezione in base alle tue priorità. La funzionalità Caselle di posta multiple aiuta a fornire una visualizzazione più chiara di varie categorie di posta elettronica, offrendo un’esperienza utente più rapida.

Abilita i Nudge in Gmail

Se ricevi molte email di spam, è probabile che te ne siano perse alcune importanti mentre cercavi di evitare lo spam. La funzione Nudge di Gmail può aiutarti in questi casi ricordandoti messaggi email importanti che richiedono la tua attenzione. Funziona su un algoritmo che porta le e-mail che richiedono una risposta da parte tua o dell’altra parte in cima alla tua casella di posta.

La funzione può essere molto utile se hai bisogno di un promemoria sull’invio di risposte o di email di follow-up.

Per abilitare i Nudge, vai nelle impostazioni di Gmail e scorri verso il basso nella scheda “Generale” fino a raggiungere la sezione “Nudge”.
Fare clic sulla casella di controllo per abilitare i Nudge sia per le e-mail che necessitano di risposte che per suggerimenti di follow-up.

Dopo aver attivato i Nudges, Gmail porterà automaticamente le email che richiedono una risposta nella parte superiore della tua casella di posta. Suggerirà le e-mail a cui potresti aver dimenticato di rispondere, nonché quelle che richiedono l’invio di un’e-mail di follow-up. Pertanto, puoi gestire rapidamente i messaggi e-mail secondo necessità, invece di lasciarli accumulare nella tua casella di posta.

Utilizza gli hashtag in Gmail

Come abbiamo spiegato sopra, puoi creare etichette per organizzare e gestire facilmente i tuoi messaggi di posta elettronica. Tuttavia, se vuoi fare un ulteriore passo avanti, puoi anche utilizzare gli hashtag durante la composizione delle e-mail e quindi utilizzarli per cercare facilmente e-mail specifiche nella tua casella di posta.

Ad esempio, potresti inviare un’e-mail a un cliente in merito a un progetto e puoi utilizzare gli hashtag #follow-up, #dettagli-progetto, #nome-del-progetto, ecc. alla fine del messaggio.

Ora la ricerca di email limitate a questo argomento richiede solo la ricerca di questi hashtag nella casella di ricerca.

Quando digiti gli hashtag nella casella di ricerca, tutti i messaggi email contenenti tali hashtag verranno visualizzati nei risultati della ricerca. Non è più necessario ordinare manualmente tonnellate di e-mail per arrivare a quella che ti serve.

Crea più alias Gmail

Puoi creare più versioni del tuo indirizzo email in Gmail con l’aiuto del segno “+” e diverse combinazioni di numeri e parole. Ciò ti consentirà di filtrare le email provenienti da vari mittenti, contribuendo a mantenere la tua casella di posta pulita e ordinata. Assicurati solo di creare alias univoci al momento della registrazione.

L’aggiunta di “+any.alias” al tuo indirizzo email consentirà alle email di raggiungere la tua casella di posta. Ad esempio, se il tuo indirizzo email è johndoe@gmail.com, puoi crearne diverse versioni, come johndoe+friends@gmail.com o johndoe+work@gmail.com.

E puoi semplicemente filtrare le email e ordinare i messaggi importanti dalla posta indesiderata. Puoi condividere un indirizzo email specifico contenente il segno “+” con persone come contatti stretti per garantire che tali messaggi raggiungano la tua casella di posta prioritaria.

È una buona idea rendere i tuoi alias email autoesplicativi in modo da ricordare lo scopo per cui li hai creati. Questo suggerimento è utile anche per gestire cose come gli abbonamenti collegati al tuo account, poiché puoi creare un gruppo specifico per ciascun alias.

I suggerimenti che abbiamo condiviso qui possono aiutarti a organizzare la tua casella di posta Gmail in modo rapido e semplice, rendendo la gestione della posta elettronica un gioco da ragazzi. Quasi ognuno di questi è facile da provare e implementare e richiede solo pochi secondi. E puoi anche provarne alcuni quando utilizzi Gmail su dispositivi mobili.

Se stai cercando ulteriori opzioni che possano semplificare l’organizzazione della tua casella di posta Gmail, ci sono diverse estensioni e componenti aggiuntivi del browser che potrebbe valere la pena provare, come quello qui sotto.